ERP sistemini kuran şirketler, bütçe yaparken bazı maliyetleri olduklarından daha az görmüşler bu nedenle bütçelerinde sapmalar oluşmuştur. Bu maliyetlerden bazıları şunlardır.
Eğitim; tecrübeli ERP kullanıcılarının en fazla ihmal ettikleri harcama kalemidir. Eğitim maliyetleri yüksektir çünkü kullanıcılar yeni yöntemler ve yazılım öğrenmek zorundadır. Daha kötüsü şirket dışından eğitim veren şirketler size yardım edemezler. Onlar kullanıcılara ne yapmaları gerektiğini söylerler belli, özel konuları nasıl işleyeceklerini göstermezler. ERP sisteminden etkilenecek olan iş fonksiyonlarını gösteren bir çizelge hazırlamak faydalı olabilir.
Muhasebe elemanı, ambar elemanı ile ayni ekranı kullanacak ve diğerini etkileyecek bilgileri girmek zorunda kalacaktır. Bunu doğru olarak yapabilmesi için karşı tarafın nasıl çalıştığını bilmesi gereklidir. ERP sistemi gelmeden önce herkes kendi sisteminde çalıştığı ve sistemi diğer birimler kullanamadığı için böyle bir gereksinme yoktu. ERP’den sonra ise bu zorunluluk ortaya çıktı.
Başta öngörülen eğitim maliyeti tutarını 2 veya 3 ile çarpın, gerçek rakama yakınlaşmış olursunuz.
Entegrasyon ve test etme; ERP paketi ve şirkette bulunan diğer yazılımlar arasında entegrasyon sağlamak sıkça ihmal edilen bir başka maliyet kalemidir. Çoğu şirket özel bazı yazılımlar kullanmaktadır. En basiti bir bar-kod okuyucudur. Bunun gibi sektöre özel yazılımlar kullanan şirketler mevcuttur. Daha karmaşık olarak e-ticaret ve tedarik zinciri yazılımı kullananlar vardır. Bunların hepsinin ERP sistemine bağlanması gerekmektedir. Bu köprü yazılımlarını ERP satıcısından satın alırsanız hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz. Kendiniz yapmaya kalkışırsanız da başarısızlık söz konusu olabilir. Tavsiye edilen yöntem bir veri paketi hazırlayıp bunu sistem içinde dolaştırmaktır. Üretimden, ambara, ambardan muhasebeye oradan sevkıyata kadar tüm birimlerde bu veri dolaştırılıp tüm kullanıcıların katkısı alınarak sorunlar bulunup çözüm yolları keşfedilebilir. Entegrasyon nedeniyle oluşacak sorunlar burada ortaya çıkartılırsa çözüm bulmak daha az maliyet gerektirebilir.
Customization (ısmarlama yazılım); add-on yazılımları entegrasyon maliyeti konusunda sadece başlangıçtır. Daha maliyetli olan, şirketin kendisine uygun “ısmarlama” yazılımlarıdır. Bu ERP sisteminin sizin için yaşamsal öneme sahip bir işlevi yerine getirmediğini fark ettiğinizde başlar. Bu prosesi yazılıma eklemeye karar verdiğinizde dertler başlar. Ismarlama yazılım ERP’nin her modülünü etkiler, çünkü bunlar birbirine sıkıca bağlıdır. Dolayısıyla yapılacak bir eklemenin sistemde hasara yol açması büyük olasılıktır. Sistemin “upgrade” edilmesi de sorun yaratacaktır. Bu yaptığınız “ısmarlama” yazılımı yeni sürümde bir kez daha yapmak zorunda kalacaksınız ve ayni hataların tekrar oluşmasını izlemek zorunda kalabilirsiniz. Satıcı şirket size destek vermeyecektir. Bu iş için fazladan eleman tutmak zorunda kalacaksınız.
Veri transferi; mevcut sistemde mutlaka muhasebe, müşteri ve stok kayıtları vardır. Bunların yeni sistemde de olması zorunluluktur. Eski verilerin yeni sisteme transferi maliyetli bir işlemdir. Şirketler verilerinin uygun biçimde olmadığını ancak onları verinin tutarlı olmasını gerektiren ERP sistemlerine transfer ederken fark etmektedirler. Temiz veri bile bazı modifikasyondan geçmek zorunda kalabilir.
Danışmanlık; kullanıcılar kendi taahhütlerine uymadıklarını gördüklerinde danışmanlık ücretleri artmaktadır. Bunu önlemek için, danışman şirketin personeli eğitirken neyi hedeflediğinin ortaya çıkarılması gereklidir. Bu bir tablo halinde danışmanın taahhüdüne eklenirse, üst yönetimin kilit personel için verilen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını anlaması kolaylaşır.
En iyi personelin şirketten ayrılması; ERP yazılımı çok karmaşık ve değişimler o kadar derindir ki personelin ancak bir kısmı bunun üstesinden gelebilir. Proje sona erdiğinde bu başarılı personel iş değiştirmeye kalkarsa bu şirkete ağır yıkım getirir. Bazı sektörlerde eleman sirkülasyonu fazladır. Bu sektörlerde eleman daha iyi maddi koşullar karşılığı şirketten ayrılıp başka şirkete geçebilir. Bu konuda baştan önlem alınması iyi olur.
Uygulama takımı ara vermez;
Birçok şirket ERP’ yi diğer yazılımlar gibi görme hatasına düşmektedir. Yazılım kurulur, çalışma ekibi oluşturulur ve herkes günlük işlerine döner. Fakat ERP kurulduktan sonra eve gidemezsiniz. Çalışma ekibi çok değerlidir. Bu ekip satış işlevini satış personelinden, üretimi üretim elemanlarından, muhasebeyi muhasebeciden daha iyi bilmek zorundadır. Şirketler ekip elemanlarının sadece bu işle uğraşmalarını isterler bu nedenle bunların günlük işlerini yapacak fazla zamanları kalmaz. Sistemin biran önce geri dönüşüm sağlaması için bu fazla mesai şarttır. Buda şirket bütçesine fazladan yük getirmektedir. Baştan hesaplanmazsa bütçe hedefleri tutmaz.
Geri dönüş beklemek; en fazla yanlış yapılan konudur. Diğer yazılımlarda kurulum yapılır, ekip kurulur ve herkes arkasına yaslanıp sistemin kendini amorti etmesini bekler. Ayni bakış açısı ERP için de söz konusu olunca sorunlar yaşanmaktadır. ERP sistemleri bir süre çalışmalı, iş fonksiyonlarında değişiklikler yapılmalıdır. Ancak ondan sonra sistemin faydası ortaya çıkacaktır. Biraz sabır gereklidir.
ERP sonrası depresyonu; Deloitte Consulting danışmanlık şirketinin yaptığı bir araştırmada, ERP kuran her 4 şirketten birinde verimlilik kaybı görüşlüğü saptanmıştır. Bunun nedeni insanların alıştıkları işi değişik şekilde yapmalarının getirdiği kayıplardır. İnsanlar alıştıkları ve deneyim kazandıkları işi başka şekilde yapmaya başlayınca paniğe kapılmaktalar ve verimlilikleri düşmektedir.
ERP, MRP, Kurumsal Kaynak Planlama, İnsan Kaynakları, Proje Yönetimi, Depo Yönetimi, Finans Yönetimi, Muhasebe Yönetimi, Bütçe Yönetimi, Servis Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi. CRM, HRM, MRP II,
www.pargesoft.com Microsoft ERP Sistem Entegratörü
Sorunsuz Bitirdiği Projeleriyle Başarımızı Gün Geçtikçe Siz Değerli Müşterilerimiz İle Paylaşıyoruz.
